Am 25.05.2018 ist es soweit - die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) tritt in Kraft!

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung ist eine Verordnung der Europäischen Union mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen europaweit vereinheitlicht wird. In diesem Zusammenhang wurden die länderspezifischen Datenschutzgesetze (BDSG für Deutschland und DSG für Österreich) angepasst.

Zum 25.05.2018 werden die rechtlichen Änderungen wirksam, so dass wir Sie heute gerne informieren, in welchem Umfang und zu welchem Zwecke die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten bei KODE GmbH erfolgt. Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für uns von allerhöchster Bedeutung und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), sind für uns selbstverständlich.

Die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz gehen aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), dem Bundesdatenschutz (BDSG) hervor.

Was bedeutet das konkret in Bezug auf die Nutzung KODE® Softwarepakets? 

Wir beschäftigen uns schon seit langem mit dem Thema Datenschutz und implementieren kontinuierlich die Datenschutz-Aspekte in der KODE® Software.

KODE® Software

  • Die Datenbank (also alle darin gespeicherten Informationen) der KODE® Software ist AES verschlüsselt. Der verwendete Standard AES-256 wird von Experten aktuell als sicher angesehen, so dass auch Behörden sich dieses Standards bedienen.
  • Erhöhter Zugriffschutz: Nur wenn ein Dongle in den Rechner eingesteckt wurde, kann die KODE® Software gestartet werden. Dies erhöht neben mandantenspezifischem Benutzernamen und Kennwort die Sicherheit, so dass Sie als KODE® Berater als einzige Person Zugriff auf Ihre Auswertungen erhalten.

 

KODE®-Online-Fragebogen

  • Neu ist, dass eine Erklärung zum Datenschutz mit Angabe, welche Daten gespeichert werden, der einmschätzenden Person angezeigt wird.
  • Die einschätzende Person muss (elektronisch) daraufhin einwilligen, dass sie der Verarbeitung der Daten in Bezug auf den Online Server zustimmt (= Erhebung, Speicherung, Übertragung der Daten).
  • Des Weiteren kann die einschätzende Person ein eigenes Kennwort vergeben, so dass eine unbefugte Dritte Person die erfassten Fragebogendaten nicht einsehen kann. Ein gesetztes Fragebogen-Kennwort kann nur über die KODE® Software zurückgesetzt (aber nicht ausgelesen) werden.
  • Online-Pseudonymisierung: Wir empfehlen mit „Online Pseudonymen“ in der KODE® Software (siehe Personalstammdaten) zu arbeiten. Sofern ein Online Pseudonym verwendet wird, dann werden keine personenbezogenen Daten der eingeschätzten oder einschätzenden Person auf dem Online-Server gespeichert. Sofern Sie eine E-Mail-Adresse eintragen, dann wird diese nicht auf dem Server gespeichert, aber zum Versand der Zugangsdaten an die einschätzende Person verwendet. Wird auch auf die E-Mail-Adresse verzichtet, dann hat der Online-Server keinen Bezug mehr zur einschätzenden oder eingeschätzten Person. Der Fragebogenzugang muss in diesem Fall auf einem anderen Weg durch den/die Berater*in ausgehändigt werden.
  • Alle personenbezogenen Daten sind in der Datenbank des Online-Servers sind ebenfalls AES-256 verschlüsselt. Der Server selbst steht in einem Rechenzentrum, welches ISO 27001 zertifiziert ist.
  • Die Daten (z. B. freigeschaltete Fragebögen, 96 Antworten) bleiben maximal so lange auf dem Server gespeichert, bis diese aus der KODE® Software abgerufen oder gelöscht werden (Zu Löschfristen der Datensicherungen, siehe unten).
  • Die Datenübertragung zwischen KODE® Software und Onlineserver erfolgt per https, also SSL-verschlüsselt.
  • Die Datenübertragung zwischen der Person, die die Einschätzung erfasst und dem Online-Server erfolgen ebenso verschlüsselt (https).

 

KODE®X Online-Fragebogen

  • Hier erfolgt in Kürze die Freigabe des neuen Designs der KODE GmbH. In diesem Zusammenhang wird die Herstellung der Konformität zu den neuen Datenschutz-Regelungen analog zum KODE® Fragebogen freigeschaltet.
  • Dazu werden wir ein Update der KODE® Softwareversion (Versionsnummer 4.8.) herausgeben und in einem Newsletter mitteilen.

 

Noch mehr Infos zum Datenschutz finden Sie hier.
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