Mitarbeitergespräche sind in der Personalentwicklung ein wesentliches und wirksames Instrument. Sie eignen sich hervorragend, um die Erwartungen und Ziele zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abzugleichen und zu vereinbaren. Wenn Sie Mitarbeitergespräche konstruktiv und erfolgreich führen möchten, müssen Sie einiges beachten. Wie Sie den Dialog mit Mitarbeitern zielorientiert führen und welche Rolle Mitarbeitergespräche für die Kompetenzentwicklung spielen, erläutert dieser Artikel.

Der ehemalige BDI-Präsident Hans-Olaf Henkel wird mit den Worten zitiert: „Mitarbeiter können alles: Wenn man sie weiterbildet, wenn man ihnen Werkzeuge gibt, vor allem aber, wenn man es ihnen zutraut.“ Die Beschäftigten eines Unternehmens gelten zurecht als wichtigster Innovationstreiber. Vor allem Fach- und Führungskräfte an wichtigen Schlüsselpositionen im Betrieb müssen gezielt gefördert und in Bezug auf ihre Stärken und Kompetenzen individuell entwickelt werden.

Effektive Personalgespräche führen

In manchen Unternehmen wirken die turnusmäßigen Mitarbeitergespräche verstaubt. Beschäftigte vermissen die Möglichkeit zur Interaktion. Sie haben häufig das Gefühl, dass die Mitarbeitergespräche wie ein ungeliebtes Pflichtprogramm, das von der Personalentwicklung vorgegeben wird, abgearbeitet werden. Vorgegebene Gesprächspläne bieten häufig wenig Raum, um individuell auf die Mitarbeiter einzugehen.

Werden Mitarbeitergespräche in dieser Art und Weise geführt, verpufft ihr Effekt. Die Chance auf eine langfristige und professionelle Mitarbeiterentwicklungwird verspielt. Um Beschäftigte durch ein Mitarbeitergespräch zu motivieren und messbare Ergebnisse zu erhalten, ist es für Sie als Führungskraft sinnvoll, sich vor allem auf die folgenden drei Phasen von Mitarbeitergesprächen zu konzentrieren:

1. Detaillierte Vorbereitung
2. Nutzenorientierte Kommunikation und aktives Zuhören im Mitarbeitergespräch
3. Ziele der Personalentwicklung abstimmen und gemeinsam beschließen

Phase 1: Detaillierte Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Eine gewissenhafte Vorbereitung auf Ihre Mitarbeitergespräche ist essenziell. Nur wenn Sie sich vorbereiten, können Sie im Rahmen des Feedback-Gesprächs SMART-Ziele vereinbaren, die die Entwicklung des Mitarbeiters und somit der gesamten Organisation vorantreiben. Indem Sie vorbereitet in das Mitarbeitergespräch gehen, holen Sie nicht nur das beste aus dem Gespräch heraus, sondern zeigen Ihrem Mitarbeiter Ihre Wertschätzung und stärken das Vertrauensverhältnis.

Zielorientierte Vorbereitung anhand eines Gesprächsleitfadens

Ein Mitarbeitergespräch besteht aus objektiven Informationen, Zahlen und Fakten, Beobachtungen aus unterschiedlichen Perspektiven und vor allem aus verbalen und nonverbalen Emotionen. Erfolgreiche Führungskräfte nutzen für die Vorbereitung einen Gesprächsleitfaden, in dem die einzelnen Gesprächsteile skizziert werden. Der folgende Aufbau eines Gesprächsleitfadens hat sich in der Praxis bewährt:

Anhand des dargestellten Gesprächsleitfadens ist erkennbar, dass leistungsbezogene Fakten und Emotionen nicht voneinander getrennt werden können. In der Planungsperiode ist es aus diesem Grund wichtig, sich empathisch in den Mitarbeiter hineinzuversetzen und darauf zu achten, seine Kompetenzen und Leistungen objektiv zu messen. Beziehen Sie mit ein, welche Ziele im letzten Mitarbeitergespräch vereinbart wurden und wie der bisherige Umsetzungsgrad ist.

Neben Empathie sind zielorientiertes Führen und ergebnisorientiertes Handeln in der Vorbereitungsphase wesentlich. Setzen Sie Ihre Gesprächsziele fest und notieren Sie diese im Gesprächsleitfaden. Mit dieser Art der Vorbereitung können Sie sich spezifisch auf den Mitarbeiter als Menschen und Leistungsträger einstellen. Gleichzeitig richten Sie Ihren persönlichen Kompass aus, bevor Sie das Mitarbeitergespräch führen.

Phase 2: Nutzenorientierte Kommunikation und aktives Zuhören

Damit Sie erfolgreiche Mitarbeitergespräche führen können, ist mehr nötig, als sich faktenorientiert auf den Dialog mit dem Angestellten vorzubereiten. Entscheidend ist ebenso Ihr persönliches Mindset. In einer Umfrage des Personaldienstleisters ManpowerGroup aus dem Jahre 2017 wurde untersucht, was aus Sicht der Beschäftigten eine gute Führungskraft ausmacht. Aus Mitarbeitersicht ist vor allem folgendes Verhalten wesentlich:

• Aussprechen von Wertschätzung (91 %)
• Regelmäßiges und ehrliches Feedback (91 %)
• Zeigt Interesse an mir als Mensch (88 %)
• Überlassen von Verantwortung, Förderung durch neue fachliche Herausforderung (86 %)

Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist es bedeutsam, dass Vorgesetzte neben der Arbeitsleistung ebenfalls die persönlichen Eigenschaften und Kompetenzen bewerten. Dies bedeutet für das praktische Führen eines Mitarbeitergespräches, dass Sie offen kommunizieren, eine positive Gesprächsatmosphäre aufbauen und auf aktives Zuhören achten müssen.

Konkret bedeutet dies, ehrliches und authentisches Feedback zu formulieren. Im Dialog fällt es Ihrem Mitarbeiter leichter, die eigenen Herausforderungen und Handlungsfelder zu verstehen. Bewerten Sie einzelne Kompetenzen des Mitarbeiters, sprechen Sie grundsätzlich in der „Ich-Form.“

Nach der bekannten Merhabian-Regel wird ein Großteil der Kommunikation nonverbal vermittelt.  Interesse am Menschen und seinen Ansichten zeigen Sie daher vor allem durch ihre Mimik und Gestik. Ein freundliches Nicken und Augenkontakt schaffen Vertrauen. Moderne Führungskräfte achten beim Führen von Mitarbeitergesprächen zusammenfassend vor allem auf ihre personalen und sozial-kommunikativen Kompetenzen.

Phase 3: Ziele der Personalentwicklung abstimmen und beschließen

Im dritten und entscheidenden Schritt sollten Sie sich darauf fokussieren, konkrete Entwicklungsziele abzustimmen, die individuell auf den jeweiligen Mitarbeiter und sein aktuelles Kompetenzprofil zugeschnitten sind. Diese sollten als SMART-Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein. Durch gezielte offene Fragen und einen klaren Fokus auf die Unternehmensziele erhärten sich im Laufe des Gespräches mehrwertorientierte Maßnahmen der Personalentwicklung, die den Mitarbeiter und seine Kompetenzen stärken.

In der Zielvereinbarungsphase ist es entscheidend, dass der Mitarbeiter den Nutzen von Maßnahmen versteht und einordnen kann, wie seine persönliche Weiterentwicklung die Unternehmensziele berührt. Versteht Ihr Mitarbeiter seinen individuellen Wert für das Unternehmen, wird er die besprochenen Maßnahmen effektiver und engagierter umsetzen.

Bringen Sie in Mitarbeitergesprächen stets die Wertschätzung für Ihre Mitarbeiter zum Ausdruck. Auf diese Weise bauen Sie ein persönliches Vertrauensverhältnis auf. Entscheidend ist, dass Ziele und Maßnahmen der Personalentwicklung gemeinsam diskutiert und verabschiedet werden. Durch dieses Vorgehen entwickelt sich ein solidarisches Verständnis und vor allem Akzeptanz über Ergebnisse, Ziele und die zukünftige Entwicklung.

Ähnlich verhält es sich, wenn Sie ein Mitarbeiteranliegen ablehnen. Kommunizieren Sie verständlich, warum die gewünschte Maßnahme aus Ihrer Sicht aktuell nicht zielführend ist. Zeigen Sie Alternativen auf und zeichnen Sie ein nachvollziehbares Bild, das dem Mitarbeiter deutlich macht, wie auch er als Individuum von den Maßnahmen der Personalentwicklung profitiert.

Eine schriftliche Zusammenfassung der besprochenen Punkte, eine Vereinbarung der konkreten Ziele und Maßnahmen sowie die Kommunikation des nächsten Termins vollenden das Mitarbeitergespräch. So weiß jeder, welche Schritte bis zum nächsten Gespräch zu tun sind.

Zusammenfassung und Fazit: Mitarbeitergespräche systematisch führen

Mitarbeitergespräche sind grundsätzlich individuell. Wer professionelle Mitarbeitergespräche führen möchte, muss gut vorbereitet sein. Ein vorbereiteter Gesprächsleitfaden ist nützlich, um sich umfassend auf den Dialog mit dem Gesprächspartner einlassen zu können.

KODE® eignet sich hervorragend zur Erfolgskontrolle. Eine Kompetenzanalyse gibt Aufschluss über den Ist-Zustand, der im Mitarbeitergespräch thematisiert wird. Gemeinsam einigt man sich auf die Weiterentwicklung der für die Stelle wichtigsten Kompetenzen. Dafür werden konkrete Maßnahmen beschlossen. Vor dem folgenden Gespräch kann der Fortschritt durch eine weitere Kompetenzmessung objektiv festgestellt werden.

Kommunizieren Sie offen und spezifizieren Sie den Nutzen von Maßnahmen. Stellen Sie zielgerichtete, sprich kompetenzorientierte Fragen und achten Sie auf aktives Zuhören und die nonverbale Kommunikation Ihres Gesprächspartners. Auf diese Weise kann ein professioneller, mitarbeiterzentrierter und leistungsorientierter Dialog entstehen.

Mitarbeitergespräche, die in diesem Kontext geführt werden, sind ein zielführendes Instrument der Personalentwicklung. Sie verbessern die Effizienz, haben positive Auswirkungen auf die Leistungsbereitschaft des Mitarbeiters und erhöhen die Mitarbeiterloyalität.